Stop met het managen van je tijd

Doe jij aan timemanagement? Dat is helemaal niet zo vreemd als je een drukke en veeleisende functie hebt. Ik denk alleen niet dat timemanagement je verder helpt als je het overzicht kwijt bent of stress ervaart. Beter zou het zijn om naar je energie te kijken en meer specifiek, hoe je je energie goed kunt managen. In dit blog leg ik uit waarom het beter is om aandacht te besteden aan energiemanagement dan aan timemanagement. En uiteraard geef ik je tips hoe je op een goede manier je energie kunt managen. Een blog speciaal voor iedereen die weleens tijd te kort komt, zich gestresst voelt en op zoek is naar meer rust en overzicht. 

In welke situaties heb je behoefte aan timemanagement?  

De meeste mensen die op zoek zijn naar manieren om hun tijd beter te managen doen dat omdat ze tijd tekort komen. Dat is waarschijnlijk bij jou ook regelmatig het geval. We leven in een drukke en hectische wereld en waarschijnlijk heb jij een veeleisende functie met een volle agenda. Wanneer je veel afspraken en overleggen hebt, blijft er weinig tijd over voor je overige werkzaamheden. En ondertussen loopt je mailbox ook vol met allerlei taken die jouw aandacht vragen. Het is dus helemaal niet zo vreemd dat je dan op zoek gaat naar manieren om meer te doen in minder tijd. Je hebt immers te weinig tijd voor de dingen die je te doen hebt. Vaak genoeg komen mensen dus bij mij met de vraag hoe ze hun tijd beter kunnen indelen, tips voor timemanagement dus.

 

Wat wil je bereiken met timemanagement?

In het begin van mijn coachgesprekken stel ik dan de vraag wat ze willen bereiken met het managen van hun tijd. Het helpt namelijk om te weten waar je het voor doet. Verreweg de meeste mensen antwoorden dan dat ze meer rust en overzicht willen. Ze hebben nu vaak het gevoel door de dag heen te rennen met een onrustig en ontevreden gevoel. Aan het eind van de dag voelen ze zich moe, maar hebben ze niet gedaan wat ze hadden willen doen. Vaak loopt de achterstand steeds verder op, waardoor de onbeantwoorde mails en taken op de to do lijst niet meer weg te werken lijkt.  Met een gestresst en ontevreden gevoel tot gevolg.

“Soms heb je iemand nodig die de juiste vragen stelt”

Neem jouw energie als uitgangspunt in plaats van je beschikbare tijd

In plaats van uit te gaan van je beschikbare tijd en wat je kunt doen in die tijd, begin ik altijd liever met jouw energie als uitgangspunt. Niet voor niets is 1 van de eerste stappen in mijn Programma Moeiteloos Leidinggeven: Energie. Jij werkt hard en je hebt een verantwoordelijke functie. Dat vraagt in de eerste plaats om voldoende energie. Ik ben ook niet de enige die er zo over denkt, want ook Covey ziet jouw energie als belangrijke basis. Hij heeft het in zijn boek “De 7 eigenschappen van effectief leiderschap” over “Sharpen the saw” (het scherp houden van de zaag). Bij deze 7e eigenschap gebruikt hij het volgende verhaal om dit te illustreren:

Ken je het verhaal van de houthakker die je koortsachtig met een botte zaag een boom ziet omzagen? Je vraagt aan de houthakker waarom hij niet even stopt en de zaag weer scherp maakt. De houthakker antwoordt:

“ik heb geen tijd om de zaag te scherpen, ik moet nog veel te veel zagen”.

Ik merk dat dit regelmatig speelt bij leidinggevenden en drukke mensen in het algemeen. Ze gunnen zichzelf geen tijd om op adem te komen en om hun zaag scherp te houden.   

 

Hoe houd jij je zaag scherp?

In de afbeelding hiernaast kun je zien wat er nodig is om goed in je energie te blijven, met een scherpe zaag dus. Vul voor jezelf eens in wat jij doet om je zaag scherp te houden.  

    1. Body: wat doe jij om je lijf fysiek sterk te houden? Beweeg je genoeg? Eet je gezond? Slaap je voldoende? En hoeveel uur per dag ontspan je echt?
    2. Mind: wat doe jij om je hoofd gezond te houden? Lees je regelmatig? Blijf je jezelf ontwikkelen? Doe je regelmatig nieuwe dingen? Schrijf je dingen van je af?
    3. Heart: wat doe jij aan je emotionele gezondheid? Heb je voldoende energiegevende relaties? Wat doe jij voor de gemeenschap? Lach je genoeg? Heb je je naasten lief? 
    4. Soul: wat doe jij aan je spirituele gezondheid? Mediteer je weleens? Houd je een dagboek bij? Let je op je socials/nieuwsinname?

 

Deze 4 onderdelen zijn belangrijk om je energie op peil te houden. Het zal niet altijd lukken om aan alle 4 de onderdelen dagelijks evenveel aandacht te besteden, maar als je deze 4 iedere week als uitgangspunt neemt, dan ben je prima bezig. En vergeet niet, als het een keer een dag of een paar dagen niet lukt, is dat niet meteen een probleem. Begin gewoon de volgende week weer met een schone lei en ga door met het scherpen houden van je zaag.  

 

Hoe is de balans tussen energiegevers en vreters?

Naast de adviezen om je zaag scherp te houden, is er meer wat je kunt doen om je energie hoog te houden. Weet jij bijvoorbeeld van jezelf waar je energie van krijgt of wat je juist veel energie kost? Een belangrijk onderwerp om bij stil te staan, want het is logisch dat jij je niet energiek voelt wanneer er geen balans is tussen energiegevers en vreters. Kijk dus eens in je agenda hoe de verdeling voor jou is. Staan er wekelijks genoeg energiegevende taken tegenover de energieslurpers? En zo niet, wat kun je daaraan doen? Zijn er taken die je kunt overdragen, delegeren of uitbesteden? En nog beter, kun je de energiegevende dingen uitbreiden? 

“Remember to take care of yourself, you can’t pour from an empty cup”

Draagt alles wat je doet echt bij aan jouw doelen? 

Het lijkt misschien in dit blog dat ik tegen het managen van je tijd ben, maar dat is niet zo. Timemanagement kan zeker een bijdrage leveren aan het overzichtelijker maken van je dag. Voorbeelden hiervan zijn het clusteren van taken, het stoppen met multitasken en het aanbrengen van focus. Bij die focus is het belangrijk om je af te vragen wat je doelen eigenlijk zijn. Wat wil jij aan het eind van het jaar bereikt hebben?

Veel organisaties werken met jaarplannen en afdelingsplannen. Die vormen dan een goed uitgangspunt. Heb jij die niet, kijk dan eens welke afspraken er met jou gemaakt zijn t.a.v. je functie. Waar sta jij voor opgesteld? Wat is jouw uiteindelijke verantwoordelijkheid? De volgende stap is dan een logische. Kijk eens naar je agenda, welke taken staan daar in? En bekijk voor al die taken of ze ook bijdragen aan jouw doelen en verantwoordelijkheden? Vaak zul je er versteld van staan hoeveel overleggen en andere dingen er in je agenda staan die helemaal niet zoveel bijdragen aan jouw doelen en verantwoordelijkheden.

” The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.” (Stephen Covey)

De vervolgstap is dan om te kijken wat je kunt doen aan de taken die je in je agenda hebt staan, maar die niet bijdragen een je doelen. Ga in gesprek met bijvoorbeeld je leidinggevende of directeur om te bespreken wat je hebt geconstateerd en kijk wat er mogelijk is. 

 

Hoe maak je je dag rustiger en overzichtelijker?  

Naast het hebben van een scherpe zaag, een heldere focus en het doelgericht werken, is er een praktische en korte oefening die jou kan helpen om je dag rustiger en overzichtelijker te maken. 

Die oefening heet: wat is je intentie van de dag?

Plan in je agenda elke werkdag aan het begin van de dag 5 minuten en schrijf op welke 3 dingen er die dag moeten gebeuren. Dat wordt als het ware jouw intentie voor de dag. Alleen al het bewust (en rustig) starten van je dag helpt al om meer rust te ervaren. Ook helpt het natuurlijk om focus te houden op wat er echt af moet.

Je maakt door deze start van de dag onderscheid tussen de taken die “nice to do” zijn en echt “need to do”. Wat je daarnaast aan de intentie kunt toevoegen is de vraag: wat was je grootste succes van de dag ervoor?

Dit helpt ook om focus aan te brengen. En het zorgt voor een tevredener gevoel. Vaak zijn drukke en ambitieuze mensen vooral bezig met alles wat er nog moet gebeuren en staan ze onvoldoende stil bij wat ze al hebben gedaan. Deze oefening kost slechts 5 minuten per dag, maar ik garandeer je dat die 5 minuten echt veel oplevert voor jouw gevoel van rust en overzicht. Probeer het maar eens een paar weken uit. 

“Focus on being productive, instead of being busy” (Tim Ferriss)

Maak een plan

Wil je nu echt aan de slag met het managen van je energie om zo meer rust en overzicht te ervaren? Maak het dan concreet door het opstellen van een actieplan. Ga er eens voor zitten en lees het blog nog eens terug. Schrijf op wat je wilt bereiken. En wanneer. En maak er niet een ellenlange lijst van, maar begin met de belangrijkste 3 stappen die jij wilt gaan zetten de komende maand.

“A goal without a plan is just a wish” (Antoine de Saint-Exupery)

 

Kun jij wel wat hulp gebruiken? 

Kun jij wel wat hulp gebruiken om met je acties gericht aan de slag te gaan? Wil jij gericht werken aan meer energie, meer rust, meer overzicht en meer plezier in je werk? Maak dan eens een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Of kijk op mijn website voor de mogelijkheden. Ik kan je bijvoorbeeld helpen om je energie een boost te geven. Kijk hier voor de Neuro4 Energieboost.

Je kunt er ook voor kiezen om gestructureerd met mij samen te werken om je leiderschap zo aan te passen dat jij met meer plezier en energie moeiteloos leidinggeeft. Hiervoor bied ik een uniek Programma aan, het Programma Moeiteloos Leidinggeven. In 11 stappen, help ik jou gericht, concreet en praktisch om jouw doel te bereiken. Lees hier alles over mijn Programma Moeiteloos Leidinggeven

“The expert in anything was once a beginner”

Wil je vaker dit soort inspirerende blogs lezen? 

Abonneer je dan op mijn blogs. Op mijn blogpagina kun je je inschrijven om altijd als eerste mijn nieuwste blog in je mail te ontvangen. Stuur mijn blog ook gerust door naar collega’s, laten we elkaar een beetje extra helpen in deze tijd.

GRATIS TOOLBOX

Welke 3 gouden tools helpen je direct om moeiteloos leiding te geven?
Ontvang mijn Toolbox nu gratis.